Datenschutzerklärung

Das FotoARTelier
Fassung: Oktober 2026

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Webseite, unserer Online-Galerie und unserer fotografischen Dienstleistungen.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

E-Mail:

Telefon:

Sollten Sie Fragen zum Datenschutz haben, können Sie sich jederzeit unter den angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

Bereitstellung und Absicherung unserer Website und Online-Galerie
Bearbeitung von Anfragen und vorvertragliche Kommunikation
Durchführung fotografischer Aufträge und Bildbearbeitung
Bereitstellung von Onlinegalerien, Bildauswahl und Bestellungen
Herstellung und Auslieferung von Druckprodukten (Abholung oder Versand)
Zahlungsabwicklung und Buchhaltung
Einhaltung gesetzlicher Pflichten (z. B. steuerliche Aufbewahrung, Passbildverfahren)

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der DSGVO, insbesondere:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Wahrung berechtigter Interessen

Hosting und Server-Logfiles

Diese Website und unsere Online-Galerie werden bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich gehostet (Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland). Um einen sicheren und zuverlässigen Betrieb zu gewährleisten, werden bei jedem Zugriff automatisch Server-Logfiles erfasst. Diese enthalten insbesondere:

IP-Adresse (anonymisiert, soweit möglich)
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Browsertyp und Browserversion
verwendetes Betriebssystem
Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)
Hostname des zugreifenden Rechners
angeforderte Datei und übertragene Datenmenge

Die Erhebung dient der technischen Überwachung sowie der Stabilität und Sicherheit gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen zu Profiling-Zwecken erfolgt nicht.

Mit dem Hosting-Anbieter wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Weitere Informationen: Datenschutzinformationen von ALL-INKL.

Die Übertragung erfolgt aus Sicherheitsgründen über eine SSL-/TLS-Verschlüsselung.

Cookies und technisch notwendige Speicherung

Wir setzen Cookies und vergleichbare Speichertechniken ein, soweit dies für den Betrieb der Website und der Online-Galerie erforderlich ist (z. B. Session-Cookies für Formulare, Login-Status und Sicherheit). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG.

Externe Dienste wie Google Maps oder reCAPTCHA werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung geladen („Zweiklick-Lösung“). In diesen Fällen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die entsprechenden Inhalte nicht erneut freigeben bzw. uns kontaktieren.

Drittanbieter auf der Website

In bestimmten Bereichen binden wir externe Dienste ein. Diese werden erst nach Ihrer Zustimmung geladen. Dabei können personenbezogene Daten wie Ihre IP-Adresse an den jeweiligen Anbieter übertragen werden; bei Google kann eine Übermittlung in die USA erfolgen.

Google Maps

Zur Darstellung unseres Standorts verwenden wir Google Maps (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Die Karte wird erst nach Ihrer Zustimmung geladen. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

Google reCAPTCHA

Zum Schutz unserer Formulare verwenden wir reCAPTCHA v2 (Anbieter: Google Ireland Limited). Der Dienst hilft, missbräuchliche Eingaben zu verhindern und wird erst nach Ihrer Zustimmung geladen. Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google.

Kontaktaufnahme und E-Mail-Versand

Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, erheben und verarbeiten wir die dort eingegebenen Daten, insbesondere:

Anrede
gewählte Ansprache (Du/Sie)
Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Thema bzw. Anlass Ihrer Anfrage (z. B. Shooting-Kategorie)
Ihre Nachricht
ggf. Angaben zu einem geplanten Hochzeitsshooting (Datum, Uhrzeit, Ort, Dauer)
ggf. hochgeladene Dateien
automatisch vergebene Vorgangsnummer zur internen Zuordnung

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Kommunikation).

E-Mail-Anfragen und Korrespondenz über das Kontaktformular speichern wir zur Dokumentation in der Regel maximal 24 Monate. Danach werden sie gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Datei-Uploads über das Kontaktformular

Hochgeladene Dateien werden auf unserem Server verschlüsselt gespeichert. Die Entschlüsselung erfolgt ausschließlich durch autorisiertes Personal mithilfe eines Schlüssels aus dem Verwaltungslink und eines separaten Verwaltungspassworts. Der Dateischlüssel wird beim E-Mail-Versand und beim Download vorübergehend auf dem Server verarbeitet, jedoch nicht in den Upload-Metadaten gespeichert. Beim Download wird vorübergehend eine entschlüsselte ZIP-Datei erzeugt und anschließend gelöscht. Verwaltungslinks werden per E-Mail versendet; die Postfächer und deren Sicherungen enthalten deshalb ebenfalls diese Links. Es findet keine automatisierte Auswertung oder Weitergabe statt.

Dateien, die im Rahmen einer Anfrage (z. B. Moodboards) übermittelt werden, speichern wir längstens 12 Monate, sofern keine längere Aufbewahrung erforderlich ist. Bilddateien, die zur Herstellung von Fotoabzügen oder vergleichbaren Aufträgen hochgeladen werden, löschen wir vier Wochen nach Abholung bzw. Auftragsende, sofern nicht anders vereinbart oder gesetzlich etwas anderes erforderlich ist.

Telefonische Kontaktaufnahme

Bei telefonischem Kontakt verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Informationen (z. B. Name, Anliegen, Rückrufnummer), soweit dies zur Bearbeitung erforderlich ist. Eine Gesprächsaufzeichnung findet nicht statt.

Technischer E-Mail-Versand

Für den Versand von E-Mails (z. B. Formularbenachrichtigungen, Galeriezugänge, Bestellbestätigungen, Rechnungen, Sicherheitscodes) nutzen wir SMTP-Dienste von STRATO und ggf. zusätzlich von ALL-INKL. Dabei werden Empfängeradresse, Inhalt und technische Metadaten der E-Mail an den jeweiligen Anbieter übermittelt, soweit dies für den Versand erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Online-Galerie, Bildauswahl und Bestellungen

Für die Ansicht und Auswahl Ihrer Fotos sowie für Nachbestellungen betreiben wir eine eigene passwortgeschützte Online-Galerie auf unseren Servern bei ALL-INKL. Es werden keine externen Galerie-Dienste wie Pixieset oder PicDrop eingesetzt.

Im Rahmen der Galerie können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Name und E-Mail-Adresse
Zugangsdaten bzw. Zugangscode zur Galerie
Bildauswahl, Warenkorb und Bestelldaten
Rechnungs- und ggf. Lieferadresse
gewählte Lieferart (Abholung oder Versand)
technische Session- und Sicherheitsdaten

Die für die vereinbarte Galeriebereitstellung, Bildauswahl und Bestellabwicklung erforderliche Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Gesetzliche Aufbewahrungspflichten erfüllen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Galeriezugänge, Bestell- und Abrechnungsdaten werden zweckbezogen und getrennt von der Laufzeit der Bilddateien aufbewahrt.

Soweit eine einjährige Onlinegalerie vereinbart ist, beträgt ihre Laufzeit zwölf Monate ab der erstmaligen Freischaltung für den Auftraggeber. Beginn und Ende der Laufzeit teilen wir bei der Freischaltung mit. Die hierfür benötigten Bilddateien speichern wir während dieser Laufzeit in der geschützten Onlinegalerie und im Studio. Bei Hochzeiten und Veranstaltungen mit vereinbarter einjähriger Galerie beenden einzelne Bestellungen oder Downloads die Galerielaufzeit nicht vorzeitig. Eine für andere Fotoshootings ausdrücklich vereinbarte kürzere Bereitstellung bleibt unberührt.

Nach Ablauf der vereinbarten Laufzeit löschen wir die Bilddateien in der Onlinegalerie und im Studio manuell; eine automatische Dateilöschung durch die Galeriesoftware findet nicht statt. Sind einzelne Dateien noch für offene Bestellungen, beauftragte Retuschen oder Reklamationen erforderlich, bewahren wir nur diese Dateien bis zum Abschluss des jeweiligen Vorgangs weiter auf und löschen sie anschließend. Dies verlängert nicht pauschal die gesamte Galerie. Weitere Einzelheiten zu Speicherzwecken, Ausnahmen und Sicherungskopien finden Sie im Abschnitt „Fotoshootings und Bildverarbeitung“.

Admin-Zugänge zur Galerieverwaltung können zusätzlich durch Einmalcodes (OTP) per E-Mail abgesichert werden. Diese Codes dienen ausschließlich der Authentifizierung und werden nur kurzzeitig verarbeitet.

Zahlungen

Im Studio akzeptieren wir in der Regel Barzahlung sowie Zahlung mit EC-/Girocard. Bei Online-Bestellungen aus der Galerie kann eine Vorkasse vorgesehen sein; dabei verarbeiten wir die für die Zuordnung der Zahlung erforderlichen Angaben (z. B. Name, Bestellnummer, Betrag). Kreditkartenzahlungen über externe Payment-Dienstleister finden derzeit nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für buchhalterische Aufbewahrungspflichten.

Versand von Printprodukten

Sofern Sie einen Versand wählen, übermitteln wir die für die Zustellung erforderlichen Daten (insbesondere Name, Lieferadresse und ggf. Telefonnummer oder E-Mail für Zustellhinweise) an den jeweiligen Versanddienstleister. Derzeit nutzen wir hierfür insbesondere DHL bzw. Leistungen der Deutsche Post AG.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch die Versanddienstleister:

Social Media

Auf unserer Webseite finden Sie Links zu unseren Profilen bei Facebook und Instagram. Diese sind als einfache Hyperlinks eingebunden – beim Aufruf unserer Webseite werden keine Daten an diese Dienste übertragen.

Erst wenn Sie auf einen solchen Link klicken, verlassen Sie unsere Webseite und es gelten die Datenschutzrichtlinien des jeweiligen Anbieters:

Fotoshootings und Bildverarbeitung

Erhobene personenbezogene Daten

Im Rahmen eines Fotoshootings verarbeiten wir personenbezogene Daten, die Sie uns mitteilen – darunter Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie ggf. das Geburtsdatum (z. B. zur Altersverifikation bei Minderjährigen) und Bilddaten der abgebildeten Personen.

Speicherung lokal und in der Online-Galerie

Die für die vereinbarte Leistung benötigten Fotos werden in unserem Studio auf externen, nicht vernetzten Speichermedien gesichert und zur Ansicht in unsere passwortgeschützte Onlinegalerie übertragen. Bei einer vereinbarten einjährigen Galerie speichern wir die dafür benötigten Bilddateien in Galerie und Studio für zwölf Monate ab der erstmaligen Freischaltung der Galerie für den Auftraggeber, um die vereinbarte Bereitstellung, Bildauswahl und Nachbestellungen zu ermöglichen. Eine ausdrücklich vereinbarte kürzere Bereitstellung sowie die nachfolgend beschriebenen besonderen Löschfristen bleiben unberührt.

Nach Ablauf der vereinbarten Laufzeit erfolgt die Löschung in Galerie und Studio durch uns manuell. Soweit einzelne Dateien noch zur Abwicklung offener Bestellungen, beauftragter Retuschen oder Reklamationen benötigt werden, speichern wir ausschließlich diese Dateien bis zum Abschluss des jeweiligen Vorgangs weiter und löschen sie anschließend. Für die Vertragsabwicklung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO maßgeblich. Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nur auf einer anderen einschlägigen Rechtsgrundlage, etwa zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO oder, soweit erforderlich und nach Interessenabwägung zulässig, zur Sicherung oder Abwehr konkreter Rechtsansprüche nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Vertrags- und Rechnungsunterlagen mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten werden getrennt von den Bilddateien behandelt; diese Pflichten rechtfertigen kein pauschales Weiterführen des gesamten Bildarchivs. Arbeits- und Sicherungskopien werden in das dokumentierte Löschkonzept einbezogen; für Sicherungskopien gelten die dort festgelegten Löschzyklen. Gesetzliche Betroffenenrechte bleiben unberührt. Für Fotos von Veranstaltungsgästen und für Veröffentlichungen gelten zusätzlich die nachfolgenden Hinweise.

Passbilder, Bewerbungs- und Businessporträts im Basic-Paket

Für diese Leistungen gelten verkürzte Löschfristen:

Bei unmittelbarer Übergabe als Papierabzug werden lokale Bilddateien noch am Tag der Aufnahme gelöscht.
Bei Übergabe eines QR-Codes für das digitale amtliche Passbildverfahren werden lokale Arbeitsdateien ebenfalls am Tag der Aufnahme gelöscht; die Cloudspeicherung richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben.
Bei Zustellung von Bewerbungs- oder Businessporträts im Basic-Paket per E-Mail werden lokale Arbeitsdateien spätestens zum Ladenschluss des folgenden Werktages gelöscht.

Digitale biometrische Passbilder (alfo.passbild)

Für biometrische Passbilder nutzen wir die Software NU SWAY sowie das System alfo.passbild (Ringfoto / ALFO). Die Bilddateien werden verschlüsselt an die Passbild-Cloud übermittelt. Sie erhalten einen QR-Code, mit dem die berechtigte Behörde das Bild abrufen kann. Speicherung und Löschung in der Cloud richten sich nach den gesetzlichen Bestimmungen (grundsätzlich unverzüglich nach Abruf, spätestens nach sechs Monaten, soweit keine besondere Regelung gilt).

Hochzeiten und Veranstaltungen

Bei der fotografischen Begleitung von Hochzeiten und anderen Veranstaltungen können neben dem Auftraggeber auch Gäste abgebildet werden. Wir verarbeiten diese Bilddaten zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und – soweit erforderlich – auf Grundlage berechtigter Interessen oder einer Einwilligung. Der Auftraggeber unterstützt uns im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Information der Gäste. Eine pauschale Einholung sämtlicher Gäste-Einwilligungen durch den Auftraggeber ist nicht geschuldet; gesetzliche Datenschutzpflichten bleiben unberührt.

Verwendung für Werbung und Öffentlichkeitsarbeit

Eine Nutzung von Auftragsbildern für unsere Website, soziale Medien, Werbematerialien oder Ausstellungen erfolgt nur auf einer entsprechenden rechtlichen Grundlage und unter Wahrung der Rechte abgebildeter Personen. Soweit im Vertrag ein Portfolio-Bonus bzw. eine Rechteeinräumung zur Eigenwerbung als Teil der Preiskalkulation vereinbart wird, richtet sich die Nutzung nach dieser vertraglichen Vereinbarung und dem gesonderten Unterschriftsabschnitt. Soweit darüber hinaus eine gesonderte Einwilligung erforderlich ist, holen wir diese ein. Eine solche datenschutzrechtliche Einwilligung ist keine Voraussetzung für die Buchung und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Eine vergütete Portfolio-Rechtevereinbarung schließt zwingende Datenschutz- und Persönlichkeitsrechte nicht aus; für jede Nutzung muss die erforderliche Rechtsgrundlage vorliegen.

Bildbearbeitung und KI-Einsatz

Zur Bearbeitung verwenden wir Software von Adobe, einschließlich KI-basierter Funktionen (z. B. generative Füllung in Photoshop). In besonderen Fällen kann zusätzlich Leonardo AI zum Einsatz kommen. Weitere Informationen: Datenschutz von Adobe, Datenschutz von Leonardo AI.

Partnerlabore für Printprodukte

Für bestimmte Printprodukte, die wir nicht im eigenen Haus herstellen (z. B. Fine-Art-Prints, Fotoabzüge, Leinwände), arbeiten wir je nach Auftrag mit den Fotolaboren WhiteWall Media GmbH (WhiteWall) und/oder MyPoster zusammen. Die Datenweitergabe erfolgt ausschließlich auftragsbezogen. Weitere Informationen: Datenschutzbestimmungen von WhiteWall, Datenschutzbestimmungen von MyPoster.

Rechtsgrundlage

Die Datenverarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), soweit eine solche erforderlich ist – etwa bei der Verarbeitung von Bildern Minderjähriger oder bei Werbenutzung.

Ihre Rechte nach der DSGVO

Als betroffene Person haben Sie insbesondere folgende Rechte:

Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unzutreffender oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung Ihrer gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit in einem maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO)
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Wenn Sie eines dieser Rechte in Anspruch nehmen möchten, genügt eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns.